Google時代一定要會的整理術

出版时间：2010-11-30  出版社：天下遠見出版股份有限公司  作者：Douglas Merrill,James A. Martin  页数：320  译者：胡琦君  
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前言

　　失讀症男孩如何成為Google資訊長　　什麼？又是一本談系統化管理的書？市面上這類書籍難道還不夠多？湊什麼熱鬧呢？ 　　讀者會有這樣的反應，我能理解。老實說，一開始寫這本書時，我也這麼想。當時我還是Google的資訊長，為這家以「全球資訊系統化管理」為宗旨的企業效命。不少人因此認為我在應付資訊時代層出不窮的統整難題時，必有獨到見解，可跟大家分享。　　為了不負眾望，我找來同事馬丁（Jim Martin）討論我們對統整的心得（後來馬丁成為我這本書最佳的合著者）。我們討論過後，我發現自己還真有不少嶄新的點子可供分享！ 　　不過，在分享前，容我暫時離題一下。　　首先請試著想像一個畫面：有位理著平頭、戴著厚重眼鏡的瘦小男孩，和媽媽並排坐在一張深色木頭長桌旁。桌子太高，小男孩直挺挺坐著，雙腳仍碰不著地，只得垂盪在半空。時空背景是1970年代阿肯色州鄉下的小城市康威市（Conway）。當時正值溽暑時節，戶外暑氣逼人，悶熱無風，只見蚊蟲四處飛動。母子倆待在涼爽的屋內，耳邊隱約聽到冷氣機嗡嗡作響。南方小鎮夏末午後步調一向慵懶，然而小男孩的一顆心卻急速跳動著。 　　坐在一旁的媽媽，此時正耐著性子教小男孩乘法表。像這樣的場景不知已上演多少回：利用暑假結束前夕趕緊替兒子惡補，一再練習，加法、減法、乘法都有，有時一練習就花上好幾個小時，這是開學前母子兩人的例行公事。　　攤開小男孩的優良家世背景，照理說他應該是個數學天才：父親是物理博士、母親有雙碩士學位，兩位姊姊都是高學歷（大姊追隨父親腳步拿到物理學學位，二姊則專攻中世紀英國文學），哥哥也是個博士，而且正好是數學博士！　　可是，小男孩卻連乘法這種基本運算都學不好。他總是在暑假結束前拚命惡補，年復一年，真的很挫折！旁人的眼光也常讓他苦惱，怕人家發現自己並未遺傳到家人的優良基因，怕人家說他丟盡家族的臉。　　你或許已經猜到我就是那個小男孩，一點也沒錯！只不過，我現在長高了，頭髮也留長了。雖然時過境遷，我卻依稀記得那段成天擔憂、心驚膽跳的歲月。我後來才發現，原來我數學不好，是因為我罹患「失讀症」（dyslexia）。失讀症患者通常在學習上比常人困難，因為他們腦中的數字排序方式跟常人相反，就連字母也一樣。因此，這類患者碰上數學與閱讀都會有嚴重的學習障礙。現在，光在美國，就有上千萬名學童飽受失讀症的困擾 。 　　然而，在我童年時代，大家對失讀症仍很陌生，不像現在廣為人知。我也是到了高中才逐漸明瞭，原來自己的學習障礙是肇因於失讀症。不過，我很慶幸父母家人未曾放棄我。這一路上，他們總是耐心陪著我學習。在不斷努力下，我在學業上逐漸有了出色的表現，最後取得了博士學位。我專攻認知科學，童年的經驗驅使我去探索人們學習與解決問題的方法，讓我自然而然走向認知科學的領域。同時，我也希望透過認知科學，協助當年那個小男孩，以及其他有類似困擾的孩童，能夠樂在學習，不再傷心、害怕和焦慮。　　找出混亂根源　　根據我的研究，傳統的數學教學方法（其他科目也是）大多在設計上出了問題，並未順應人腦實際的運作狀況。不論是常人或失讀症患者，大多數人學不好數學，不是因為笨或懶，單純只是因為教學方法不對。更甚者，我還發現這個世界的建構運行方式，大部分竟跟人腦的運作背道而馳，所以我們在做系統整合時特別辛苦。關於這點，我會在第一章詳做說明。 　　既然有那麼多的學習障礙（加上我患有失讀症），我這個心驚膽跳的小男孩怎麼有辦法一路讀到博士，還當上Google的資訊長？事情是這樣的：正因為我的學習歷程太艱辛，我花費許多時間在思考，找出令我學習頻出狀況的諸多限制，並試圖加以解決。我也努力發展出各式技巧與系統來減緩我腦中的壓力，幫助我全心全意專注在我真正想學的東西上。我不能把什麼事都當成理所當然。　　我比別人多付出的努力，以及那些為了統整資訊發展出的系統，終於讓我在學業上獲得成就。幸運地，多年後，這些努力也讓我找到好工作，順利進入Google負責「全球資訊的系統化管理」。我想部分是因為我對「資訊系統化管理」早已駕輕就熟，畢竟這是我從小學一年級開始就在做的事，只不過以前的規模小多了。　　從小到大，我都在不斷發展各種系統，讓自己更有組織，我也從這些經驗中學到許多。其中最值得一提的是：大多數現代人日子過得如此混亂，是因為我們從不正視自己腦部的先天限制，也還沒找到辦法解決這些限制。我的腦部缺陷碰巧有個名稱叫做「失讀症」，然而其實每個人的大腦或多或少都有其局限。　　就拿記憶來說吧！我們的短期記憶一次只能記住五到九件事。每個人手邊都有一大串待辦事項等著盡快處理，加上周遭有無數資訊持續進到腦中，難怪我們總是忘東忘西。當一件事緊接著另一件事，情況更糟，那只會讓短期記憶整個癱瘓。這說明一個事實：人腦不能同時處理許多事。　　悲慘的是，人腦不善於做決定。舉例來說，有太多時候，我們之所以做出抉擇，單純只是出於害怕失去某樣東西，而不是渴望得到它。由於我們無時無刻不在面臨抉擇，難怪到了一天結束時，我們總是筋疲力盡。　　不過，大腦並不是造成我們雜亂無序、充滿壓力的唯一原因。我們不能有效做好整理，有不少是起因於現今世界的建構方式。事實上，我們活在過時的社會形態，遵循著跟我們實際需求相違背的信念，卻毫不自知，仍努力在其間找出生活的秩序。以今日的企業為例，我們仍奉行舊有的行程表，也就是專為管理勞工階層而設計的，完全無視於當今社會早已轉型為以資訊服務產業為主。像這樣固守過時的勞工行程，只會徒生壓力，並造成許多其他問題。我們按照舊表操課，遵循前人腳步：先送小孩上學，再上場工作（我可不是說棒球場）。我們過的生活模式，年代已相當久遠，那是當電腦還沒成為人類生活重心的時代、當父母親只有一人需要工作的時代、當知識還是力量的時代，還有當住宅區和商業區明顯分野，但通勤距離卻很近的時代。　　啊！美好的舊時光！　　可是，我們現居的社會架構裡，有賴於我們擁有一顆超大容量的腦：隨時得記住一堆事情，像是何時送小孩去練足球和上芭蕾舞課？鑰匙放在哪兒？某一場重要的行銷會議何時開始？由誰負責批准？於是，我們認為的腦部與社會運行方式，跟它們實際的運行方式之間存在巨大落差，加上還有無時無刻不在博取我們注意的大量資訊，這些都是造成現代人混亂的核心問題。　　問題還不止這樣，更糟的是，一旦有什麼突發狀況，我們的壓力指數會飆升，並影響我們。或許你的壓力驅使你拿起這本書（感謝你的抬愛！），又或許壓力讓你寫下一大串待辦事項，然而，清單上的項目卻永遠只增不減。你也總是擔心擠不出時間看小孩的功課，憂心自己永遠趕不上進度，像我就常有這種感覺。　　咱們就打開天窗說亮話吧！混亂引發壓力，壓力讓你我不知所措。不知所措又會加重我們的壓力，讓我們變得更不知所措，形成惡性循環。我知道卡在這種循環的滋味，我曾經歷過。　　馬丁和我寫這本書的初期，正好碰上我在轉換工作，我馬上要搬到另一個城市，得趕緊找到新住所。當時我剛離開Google，正要進入百代唱片公司（ＥＭＩ）接掌數位事業、兼任新潮音樂部門的營運長；ＥＭＩ是唱片界四大龍頭之一。自從消費者轉向數位音樂，ＥＭＩ面臨這樣的市場轉型，希望有人協助處理複雜的技術與統整問題，這或許是ＥＭＩ聘用我的原因之一吧！　　身兼音樂迷與科技狂，我欣然接受這個挑戰。不過，從矽谷搬到洛杉磯，卻也帶來其他挑戰。我一度以為搬新家後我永遠不會知道雜貨店在哪兒。當然，我也以為永遠不可能搞懂新東家的運作狀況！我以前建立起的系統與制度，竟然不再適用。突然間，我又變回那個理平頭的小男孩，彷彿自己是世上唯一學不會、唯一受苦、唯一得挑燈夜戰做習題的人，明明是很簡單的習題卻搞不懂。壓力真的好大！幸運的是，我後來還是拋開壓力，順利走了出來，運用的正是我研發出來的各種整理妙法，稍後我會一一敘述。　　所以，罹患失讀症給我機會去了解人類學習的模式，而認知科學的專業，又讓我看清楚人腦及現今社會體制如何跟我們唱反調。憑藉這些知識與角度，我理解到找出混亂根源有多麼重要！很不幸的，市面上談整理的書大多不把「找出混亂根源」當一回事，有的甚至完全沒提到。我希望這本書能幫你找到答案，看出讓你無法有效統整的源頭，而你很快會發現，這一切都不是你的錯！這世上有許多強大的力量正在聯手對付你，使你感到散亂無序。　　不過，好消息是你可以扭轉情勢。我會跟你分享各種策略，讓你應付職場和生活上的各種挑戰，這些都會引發壓力或影響效率。我不會教你太瑣碎的整理技巧，像是如何做好衣服的收納（你來教我吧）。在本書我要分享如何管理生活中的大小事項與資訊，又如何讓你有效率地達成目標，卻不用擔太多心。　　結合人腦、人性、科技的整理術　　本書不會列出一堆整理的通則，像是「永遠保持電子郵件收件匣淨空」、「資料夾裡新增另一個資料夾來整理電腦檔案」、「申請電子對帳單」等等。我要是一天到晚都得反覆做這些，我肯定還沒上工就一團亂了。　　坦白說，這些通則我一樣也沒遵守過，即使它們聽起來好像對整理滿有幫助的。我並不是做不到，而是我找到更適當的方法，更能有效應付當今職場與生活上的問題。　　像我在Google工作的這些年，我就學到怎樣利用科技統整資訊，才不會讓每天撲向我們的大量資訊給淹沒。我見識到科技幫助我們更有組織、更有效率，讓生活過得更自在；我也見識到科技幫助我們消弭壓力，藉由減少記憶的負擔，讓大腦為我們工作，而不是跟我們作對。　　這就是我寫這本書的原因！我想跟你們分享我的私房整理密技（有些運用科技，有些沒有），這些方法有助於我們擺脫人腦、社會等眾多限制的影響。我的目標是讓你發展出一套自己專屬且對你管用的系統，讓你做起事來更有組織、更成功、壓力更少。我希望幫助你，不再浪費時間和精力去做無意義的事，而你甚至不知道它們在浪費你的時間和精力。我也希望幫助你釐清哪些事該做？哪些又不該？透過清楚的意識、努力和更有系統的管理，你會發現自己進入正向循環。你的思考會更清晰，也更有餘裕去做更有趣、更有效和更重要的事。這才是對的循環！　　這本書就是這樣來的。在第一篇，我把重點放在「你」身上：你如何思考？如何感受？你所處的社會現狀為何？對你的影響又是什麼？你有哪些限制？要怎樣擺脫？你想要的究竟是哪些？要怎樣有效統整才能達成這些目標？　　在第二篇，我將跟你們分享我多年來發展出來的各種整理技巧、竅門與策略，讓你們知道我是如何靠它們變得更有系統。像是如何搜尋並整合資料？怎樣管理電子郵件、待辦事項表、文件和行事曆？此外，我還會列出一些超好用的工具與科技，像是智慧型手機和雲端運算等，這些都是你我生活中唾手可得的工具和科技。最後，我也會提供一些小撇步，讓你在使用這些工具時更得心應手。　　在第三篇，我會談到二十一世紀面臨的大小挑戰，我們又該如何有效應付。我也會教你把分心的事減到最少。同時幫你認清「工作與生活的平衡」只是空泛的口號。在這一篇，你還會學到面臨突發狀況，如何藉由有效的統整，充分發揮所需的精力與腦力。畢竟，意外總會發生！在你看完整本書後，我希望你已準備好迎向一個全新的開始，去重整你的生活。　　我們就開始吧！天氣很好，沒有擾人的蚊蟲，我保證絕不會逼你背誦九九乘法表！

内容概要

　　失讀症男孩如何成為全世界最會整理資訊的男人？　　Google前資訊長首度公開私房整理術，　　教你Google時代最厲害的新本事！　　為什麼記了一大堆，關鍵時刻卻腦袋一片空白？　　為什麼忙了一整天，待辦事項卻仍然一長串？　　為什麼想了老半天，卻還是難以下決定？　　為什麼大人的記性總是那麼差，而小孩就是很難專心？　　面對資訊苦多、思緒苦亂，許多書都在教人怎麼增強記憶才不會忘，但這本書要你別再折磨你的腦了。了解人腦、人性的限制，善用科技、學做筆記，分清事情的輕重緩急，適時將腦中混亂的資訊與思緒「外包」給身邊的各種工具，並充分利用資訊過濾、搜尋、擷取、分享的技巧，才能在必要時掌握事情脈絡，快速找出答案。　　別急著埋頭苦幹、別將資訊硬塞進腦中，適度保持大腦淨空，這個時代要學會有技巧的「忘」，才能隨時記起並優先處理當下最重要的事，遇事從容應對，不再臨危就亂。

作者简介

湯惠民：集寶石理論及市場實務於一身的寶石奇才 學歷：臺灣大學地質研究所碩士，專研翡翠礦物學，論文是臺灣第一本翡翠專業著作《輝玉的礦物學研究》 經歷：臺灣大學推廣教育中心寶石學助教 中央研究院地球所高溫高壓實驗室研究助理 臺灣大學地質科學系專任助教 永和、板橋、汐止、士林等社區大學講師 寶石教學經驗近二十年 現任：永和社區大學寶石學講師 蘭陽技術學院休閒管理系兼任講師 臺北市政府動產質借處鑽石諮詢委員 奇摩部落格「阿湯哥的寶石礦物世界」版主 奇摩知識家研究生一級（THOMAS）專業回答者，專門回答寶石消費問題、釐清錯誤觀念，推廣寶石教育 從事寶石裸石批發及零售近二十年

书籍目录

序文 失讀症男孩如何成為Google資訊長第一部 先認識自己第1章　雞尾酒會與玉米片—人腦探索之旅第2章 暑假、郊區與工廠轉變─在混亂世界設法做好整理第3章 賽車、籃球短褲、歌劇─正視我們的個人限制第4章 去爬山，還是待在躺椅上納涼？─目標明確的重要第二部 全新整理術第5章 拋開泰勒風格與活頁收納夾─搜尋為何如此重要第6章 法國巴黎？還是德州巴黎？─如何成為搜尋達人第7章 彩色筆與過濾器─確保資訊留下來第8章 萬用手冊還是電子工具？─何時用紙？何時不用？第9章　不只是傳送與收信─讓電郵信箱成為可供搜尋的個人檔案庫第10章　感謝你的分享─為什麼行事曆該放到雲端上？第11章 瀏覽器、作業系統與超炫的標籤─管理文件及網頁內容第三部 克服大小挑戰第12章 避免用腦過度─如何保持專注，盡可能不分心第13章 在沙灘上查看電子郵件─整合工作與生活第14章 應付突如其來的事件第15章 全部兜在一塊後記　把腦子關掉，只管滑雪就對了！附錄：我們的最愛

章节摘录

　　第5章 拋開泰勒風格與活頁收納夾─搜尋為何如此重要　　在第一篇，我質疑人們習以為常的假設，幾乎檢視了宇宙間所有事情。在此，我還想要再推翻一個常被誤傳的假設：每個人的整理術應該都一樣。　　在我們學習整理技巧的過程中，一直存在這樣的謬論，長久以來左右我們的思維。仔細想想，你會發現這樣的假設根本站不住腳。因為世上沒有兩個人是一樣的，我們都有自己的特色、經驗、限制與怪僻。再說，在這五花八門的世界，每個人對整理的需求也不一樣。不管你是執行長、物理學家，還是家庭主婦，你我的需求絕對不同。　　不過，所幸近年來科技不斷進步，我們不再需要沿用過去的整理方法。如今有許多為現代人量身打造的整理工具，供你我使用，像Ｇｏｏｇｌｅ的免費郵件服務Ｇｍａｉｌ就是其中一項。Ｇｍａｉｌ是一種雲端（cloud）郵件的服務，可做為個人檔案庫，只要透過連線電腦或手機，隨時可搜尋到資料（關於Ｇｍａｉｌ的細節，第9章會詳述）。換句話說，現今社會，我們可善用這些工具，規劃出符合自己需求的整理系統。　　既然對於整理的看法因人而異（事實也是如此），那麼我們現在需要一套全新的整理妙法。同時必須建立新的整理觀念：考量到我們的個人差異、各項限制與目標，並盡可能善用科技。你會發現，二十一世紀的整理妙法反而賦予我們可以有點混亂的自由──這樣的論調很勁爆吧！包準你第一次聽到。　　歡迎來到第二篇！這一篇主要談現代人需要的整理新思維，著重在管理生活裡的各種資訊與壓力，幫助你建立一套專屬你自己的整理方法與系統。在此，我建議你先從你每天最常用到的工具開始：搜尋。如今，網路資料多到不勝枚舉，而我們每天又有太多資料要記錄追踨，於是，搜尋對現代人來說，就像氧氣一樣不可或缺。　　在第6章我會解釋為什麼搜尋是現代社會新整理思維的根基，以及如何成為搜尋達人。然而，搜尋到資料以後，又要怎麼處理？關於這個問題，第7章會有解答：我會跟各位分享「如何讓資料進入你的腦」的私房技巧。接下來，在第8到第11章裡，我會進一步分享「如何從腦海裡取出資料」的個人訣竅。在這四章我會列出幾種我常用的整理工具（包括紙本與電子），並分享如何利用它們管理我每天源源不絕的念頭、想法和資訊。我列出這些工具的目的，不是要你照單全收，而是希望你能從中學習或採用部分方法，進而發展出一套適合你自己的整理系統。　　為什麼整理術因人而異？　　沒有人天生就懂得整理，整理概念靠後天習得。如同世上所有學習而來的東西，學習方式因人而異，整理術也不例外。以游泳為例，要學會仰式或蝶式，你得學習一些通用原則。然而，大多時候，你必須用自己的方式做出指定動作。你划水的姿勢絕不可能跟別人一模一樣，因為每個人的體型不同，連使用特定肌肉的力量也有差別。　　所以，整理術不是每個人都一樣，也不該如此。當然，對多數人和多數情況而言，有些基本的整理方針可遵循，像是寫待辦事項表單、隨身攜帶小筆記本、把東西放在固定位置，並記得這些地方在哪兒等等。然而，只有這樣，還稱不上是完整的整理。　　依我個人淺見，這種「以為人人都適用同一套整理法則」的想法，實在是十足的「泰勒風格」。若你是台機器或幻想成為一台機器，也就罷了。但你明明就是個有血有肉的人，你需要的是一套考量到人性與個人差異的整理原則。舉例來說，罹患失讀症的我，從小在學習上就必須比別人多下工夫，舉凡回家功課、文具、筆記等隨身攜帶的物品，我都得大費心思去記得它們放在哪兒。做好整理對我這樣的學生尤其重要，因為我得把每一分腦力專注在課業上，不容浪費。很不幸的，傳統的整理原則沒有一個適用於失讀症學童，於是我只好自己去發展。　　念中學時，我開始用活頁收納夾（若你也在1980年代念中學，你會知道我說的是什麼），那是一個三孔資料夾，裡頭有數個文書夾和標籤分類夾，外頭由魔鬼粘固定，方便開閤。收納夾裡還有個夾鏈塑膠袋，我會把鉛筆等文具放在裡面。　　收納夾對我幫助很大，我可把學校的東西都歸在一處統一管理，這也是當時流行的整理概念。有了它，我才能把腦力專注在必要的地方：我的課業。我好愛我的收納夾，直到那個悲慘的日子來臨。自那天起，打死我也不再用這種張三李四都通用的整理方法了。　　中學時，我戴著眼鏡、體重不到四十公斤，是個典型的書呆子。當時上生物課，我坐在一位暗戀許久的金髮美女同學旁邊。有回上課，我把鉛筆放回活頁收納夾的夾鍵塑膠袋裡，她看了一眼，開始竊笑。更慘的是，她還轉過去對著她好友咬耳朵，還故意提高音量說：「他那個放鉛筆的玩意真是俗斃了。」　　由於實在太丟臉了，我從那一刻起就不再使用活頁收納夾、和我那個「俗斃的鉛筆玩意」。就這樣，好不容易才進步一點的整理成效赫然終止。在那當下，我認知到傳統的整理方法對我不可能有任何用處。但我並未因此放棄，隨著年齡增長，我逐漸發展出適用於自己的整理系統，不但可廣泛應用，在特定資料的組織整理上也非常有效（我指的是資料的過濾，到第7章會再詳述）。

媒体关注与评论

　　★《富比士》、Google企業事業部門總裁、整理術暢銷作家大力推薦 “本書有著破天荒的獨創見解，……能指引你找到解決之道，又能兼顧個人獨特性。書中呈現出作者的智慧與客觀看法，且涵蓋非常多實用的建議。　 ”　　——《紐約時報》暢銷書作者摩根斯坦（Julie Morgenstern）　　“本書可說是個奇蹟。對於活在資訊爆炸時代裡，總是讓時間追著跑的現代人來說，作者透過幾個簡單步驟，就能幫助我們重拾自信與動力。”　　——《富比士》主編哈代