秘书

出版时间：2008-10  出版社：中国劳动社会保障出版社  作者：范慰慈，王敏 著  页数：280  

前言

　　1994年以来，劳动和社会保障部职业技能鉴定中心、教材办公室和中国劳动社会保障出版社组织有关方面专家，依据《中华人民共和国职业技能鉴定规范》，编写出版了职业技能鉴定教材及其配套的职业技能鉴定指导200余种，作为考前培训的权威性教材，受到全国各级培训、鉴定机构的欢迎，有力地推动了职业技能鉴定工作的开展。　　劳动保障部从2000年开始陆续制定并颁布了国家职业标准。同时，社会经济、技术不断发展，企业对劳动力素质提出了更高的要求。为了适应新形势，为各级培训、鉴定部门和广大受培训者提供优质服务，教材办公室组织有关专家、技术人员和职业培训教学管理人员、教师，依据国家职业标准和企业对各类技能人才的需求，研发了职业技能培训鉴定教材。　　新编写的教材具有以下主要特点：　　在编写原则上，突出以职业能力为核心。教材编写贯穿“以职业标准为依据，以企业需求为导向，以职业能力为核心”的理念，依据国家职业标准，结合企业实际，反映岗位需求，突出新知识、新技术、新工艺、新方法，注重职业能力培养。凡是职业岗位工作中要求掌握的知识和技能，均作详细介绍。　　在使用功能上，注重服务于培训和鉴定。根据职业发展的实际情况和培训需求，教材力求体现职业培训的规律，反映职业技能鉴定考核的基本要求，满足培训对象参加各级各类鉴定考试的需要。　　在编写模式上，采用分级模块化编写。纵向上，教材按照国家职业资格等级单独成册，各等级合理衔接，步步提升，为技能人才培养搭建科学的阶梯型培训架构。横向上，教材按照职业功能分模块展开，安排足量、适用的内容，贴近生产实际，贴近培训对象需要，贴近市场需求。　　在内容安排上，增强教材的可读性。为便于培训、鉴定部门在有限的时间内把最重要的知识和技能传授给培训对象，同时也便于培训对象迅速抓住重点，提高学习效率，在教材中精心设置了“培训目标”等栏目，以提示应该达到的目标，需要掌握的重点、难点、鉴定点和有关的扩展知识。另外，每个学习单元后安排了单元测试题，每个级别的教材都提供了理论知识和操作技能考核试卷，方便培训对象及时巩固、检验学习效果，并对本职业鉴定考核形式有初步的了解。

内容概要

　　教材以《国家职业标准·秘书》为依据，紧紧围绕“以企业需求为导向，以职业能力为核心”的编写理念，力求突出职业技能培训特色，满足职业技能培训与鉴定考核的需要。《秘书(国家职业资格4级)》详细介绍了秘书（国家职业资格四级）要求掌握的最新实用知识和技术。全书分为七个模块单元，主要内容包括：接待与礼仪、商务沟通与公共关系、办公室事务管理、会议管理、文书拟写与处理、信息管理、文档管理。每一单元后安排了单元测试题及答案，书末提供了理论知识和操作技能考核试卷，供读者巩固、检验学习效果时参考使用。　　《秘书(国家职业资格4级)》是秘书（国家职业资格四级）职业技能培训与鉴定考核用书，也可供相关人员参加在职培训、岗位培训使用。

书籍目录

第1单元 接待与礼仪／1—29第一节 制订接待计划/2一、确定接待规格二、接待计划的主要内容三、制订接待计划的工作程序第二节 接待来访团体/7一、来访团体的迎送安排二、来访团体的食宿、交通和行程安排三、来访团体的参观、游览、娱乐活动安排单元测试题/27单元测试题答案/29第2单元 商务沟通与公共关系／31—54第一节 商务沟通与传播/32一、传播的要素二、传播的类型三、传播媒介四、传播技巧第二节 公共关系的对象/39一、公众的特征与类别二、吸引公众的方法第三节 公共关系组织机构与人员/44一、公共关系组织机构二、公共关系人员单元测试题/48单元测试题答案/53第3单元 办公室事务管理／55—93第一节 办公环境管理/56一、办公环境的布置二、办公环境的健康安全管理第二节 日常办公事务管理/60一、印章和介绍信的使用与管理二、值班工作三、管理零用现金和履行报销手续四、办公用品与设备的购买与管理五、商务旅行管理六、时间管理第三节 领导日常工作的安排/88一、安排领导日常工作的基本原则二、安排领导工作的方法三、完成领导临时交办的事项单元测试题/91单元测试题答案/93第4单元 会议管理／95—143第一节 会前筹备/96一、拟定会议议程、日程和程序二、选择会议的时间、地点三、安排会场布置和座次四、确定与会人员五、发布会议信息六、落实后勤保障工作第二节 会中服务/120一、秘书会务工作的特点二、会议记录三、会议简报四、会议值班五、会议信息第三节 会后落实/133一、会议文件的收集和整理二、会议纪要三、会议经费结算四、会议决定事项的催办与反馈单元测试题/141单元测试题答案/142第5单元 文书拟写与处理／145—183第一节 文书拟写/146一、批转、转发性通知二、报告三、请示四、问答函五、简报六、意向书七、订货单八、产品说明书第二节 收发文处理/180一、发文处理二、收文处理单元测试题/181单元测试题答案/183第6单元 信息管理／185—203第一节 信息与信息工作/186一、信息概述二、信息工作第二节 信息的收集/189一、信息收集的范围和程序二、信息收集的方法三、信息收集的渠道四、信息收集的要求第三节 信息整理/192一、信息筛选二、信息分类三、信息校核四、信息编写第四节 信息传递/196一、信息传递的要素二、信息传递的方式三、信息传递的方法四、信息传递的要求第五节 信息存储/199一、信息存储的载体二、信息存储的步骤三、信息存储的方式四、信息存储的要求单元测试题/202单元测试题答案/203第7单元 文档管理／205—249第一节 档案分类工作/206一、档案整理工作二、全宗和全宗理论三、文书档案的分类四、科技档案的分类五、案卷排列六、编制案卷目录七、编制档号第二节 档案检索工作/221一、档案检索工作概述二、档案著录三、档案标引四、档案检索工具第三节 档案鉴定工作/234一、档案鉴定工作的内容与意义二、档案价值鉴定的原则与标准三、档案的保管期限与保管期限表四、档案鉴定的工作程序五、档案的销毁第四节 档案保管工作/240一、档案保管工作的内容与要求二、档案保管的物质条件三、档案库房管理四、日常管理中的保护维护措施五、特殊载体档案的保管六、档案保管工作程序单元测试题/247单元测试题答案/249理论知识考核试卷（一）/250理论知识考核试卷（二）/259理论知识考核试卷（一）答案/267理论知识考核试卷（二）答案/268操作技能考核试卷（一）/269操作技能考核试卷（二）/272操作技能考核试卷（一）答案/275操作技能考核试卷（二）答案/278

章节摘录

　　印章管理人员有权对印章使用进行监督。用印前，要审阅用印内容，如发现问题，应及时纠正或报请有关领导同意后再用印。印章管理人员不得在空白凭证上盖印，更不能“以印谋私”。　步骤　　5正确用印　　盖章要端正、清晰、用力平均，印色浓淡适中，印章方向正确。为防止出现倒盖印章现象，可在印章握柄上端做上标记。要在规定的位置盖印，上不压正文，下骑年盖月。对需要证明各页之间完整联系的材料，应将其每一页平均错开，骑页加盖公章，保密文件在封口处还应加盖公章。　　加盖钢印时，不得将钢印盖在照片人的头部或脸上，以免影响辨认效果，应在照片人的脖子和衣领以下与证件交接部位盖印。　　6）印章的停用。在单位发生合并、核销、更改名称或其他原因原印章停止使用时，要做好以下善后工作：　　①发文通知有关单位，说明印章停用原因和停用时间，宣布印章失效，并附印模。　　②停用、作废的印章要及时送缴原制发机关处理，不得留在原单位。　　③对停用、作废的印章应登记造册，经领导批准后予以销毁。　　④销毁印章时，应有两人在现场监督。　　2．介绍信的使用与管理　　介绍信是机关或单位派出人员对外联系工作、商洽事务并证明其身份的一种书面凭证，具有介绍和证明的双重作用。　　（1）介绍信的种类和形式　　1）介绍信的种类。介绍信有多种类型，如商洽介绍信、调动介绍信、工作介绍信等。秘书部门管理的介绍信主要是工作介绍信。